Bahagian akaun antara komponen penting dalam syarikat terutamanya bila syarikat yang diusahakan mempunyai volume yang tinggi dari segi aliran tunai. Kawalan dalaman amat penting bagi memastikan tiada kebocoran aliran wang tunai yang berlaku.
Pada peringkat awal, bahagian akaun dalam syarikat anda tak perlulah sampai hendak upah seorang eksekutif untuk menjaga bahagian berkenaan. Kebiasaannya pada peringkat awal pengusaha sendiri yang melakukannya. Pada peringkat awal, segala dokumen yang melibatkan urusan keluar masuk duit perlu ada bukti transaksi. Terutamanya belian, harus ada resit atau invois. Bagi bab jualan perlu ada rekod atau invois yang dikeluarkan. Manakala sekiranya anda sudah membuka akaun semasa, harus ada penyata bank. Simpan dengan baik dalam satu bekas atau lebih baik difailkan. Penyata Bank sekiranya anda ingin mohon kembali dari bank akan menyebabkan kos, dan sekiranya transaksi anda tinggi, kos untuk mohon penyata bank juga tinggi. Jadi ingat!! simpan dengan baik dan failkan. Okeh… Tips dia simpan dalam satu bekas dan kalau rajin failkan kemas-kemas. Untuk bahagian fail anda pecahkan kepada 3, iaitu Penyata Bank, Wang Keluar, dan Wang Masuk. Itu sudah memadai bagi anda yang sibuk dan dalam masa yang sama tidak mahu terlepas dari mengurus bahagian akaun.
Fasa seterusnya adalah pengusaha boleh upah akauntan luar untuk uruskan. Kebiasaannya pada peringkat awal mungkin akan berlaku sedikit proses di mana akauntan hendak sesuaikan dengan jenis perniagaan anda. Kaedah failnya sama, cuma takut ada perbelanjaan yang anda tidak ambil kira. Akauntan Luar selalunya akan beri garis panduan apa dokumen lagi yang diperlukan. Manfaatkan servis akauntan luar untuk mengemaskan bahagian akaun. Untuk makluman, pada fasa ini anda masih berseorangan dalam mengusahakan pengurusan bisnes anda. Kalau anda mahu keputusan yang bagus, perlu saling kerjasama dengan akauntan luar yang anda upah tu. Hasil laporan yang dikeluarkan akan lebih kualiti. Sebabnya yang tahu selok-belok bisnes anda, anda seorang sahaja yang tahu. Makanya kena bagi lebih maklumat pada akauntan luar berkenaan.
Fasa seterusnya adalah anda menggaji staff. Pada masa ini jangan hanya arahkan staff berkenaan untuk buat kerja-kerja akaun. Peringkat awal anda boleh upah kerani untuk uruskan fail anda dan dokumen bisnes anda. Staff yang sama boleh lakukan kerja-kerja pentadbiran yang lain. Pada masa ini anda masih gunakan khidmat akauntan luar untuk sediakan laporan kewangan anda. Tapi dibantu kerani yang anda upah. Untuk lebih penjimatan dan memudahkan kerja anda, upah kerani yang biasa buat kerja-kerja kewangan ataupun yang berkelulusan perakaunan. Pengurusan kewangan anda akan terasa lebih mudah dan lancar.
Semasa anda menggunakan khidmat akauntan luar, anda boleh berbincang dengan mereka – bagitahu hasrat yang suatu masa anda ingin lantik seorang eksekutif untuk sambung kerja-kerja yang dilakukan oleh akauntan berkenaan. Jadi minta mereka cadangkan perisian yang memudahkan urusan di kemudian hari. Dan untuk urusan yang lebih lancar dan baik gunakan perisian yang jenis cloud. Maknanya mana-mana anda duduk masih boleh akses laporan kewangan dan perincian laporan kewangan berkenaan.
Fasa seterusnya adalah anda menggaji Eksekutif Akaun. Pada fasa ini kos pengurusan akan meningkat kerana kos upah akauntan luar jauh lebih rendah. Makanya pada saat ini anda harus cari seorang yang mampu beri value kepada perniagaan anda. Contohnya eksekutif berkenaan dapat mengesan sekiranya berlaku kehilangan wang atau transaksi yang tidak sah. Contoh customer bagitahu dah bank in, tapi perkara sebaliknya berlaku. Contoh lain, eksekutif berkenaan dapat mengesan perbelanjaan yang terlebih belanja. Cadangan langkah penjimatan dicadangkan dan diambil tindakan. Nilai seperti ini membuatkan anda akan rasa berbaloi upah seorang eksekutif khas menguruskan kewangan anda. Eksekutif ini harus terdiri dari yang mempunyai sedikit pengalaman. Dan anda harus mempunyai pakej gaji yang baik untuk eksekutif berkenaan. Jika tidak, anda harus mintak eksekutif berkenaan bangunkan SOP KEWANGAN agar mudah sekiranya beliau ingin berhenti, staff seterusnya mampu ambil alih kerja bahagian kewangan. Pada saat ini anda sudah tidak gunakan akauntan luar tapi eksekutif berkenaan akan berurusan dengan juruaudit. Jadi pada masa ini manfaat kan fungsi juruaudit. Ini dalam kes sekiranya perniagaan anda bertaraf Sdn Bhd. Sekiranya masih berada di Enterprise gunakan khidmat akauntan luar untuk nilai laporan yang disediakan oleh Eksekutif anda pon boleh.
Fasa seterusnya, dalam bahagian akaun terdiri dari komponen penerimaan, pembayaran dan “General Ledger”. General Ledger boleh diuruskan eksekutif yang sedia ada. Manakala anda boleh upah seorang kerani untuk lakukan bahagian penyediaan dokumen penerimaan dan pembayaran. Dan sekiranya volume semakin meningkat baru lah bahagikan penerimaan dan pembayaran kepada dua bahagian berasingan. “Step by step” dalam mengurus bahagian akaun sehingga kesemuanya sempurna. Sentiasa nilai pergerakan setiap staff yang berada di bahagian akaun. Upgrade ilmu kewangan dari masa ke semasa. Dapatkan khidmat nasihat bila anda perlu upgrade ke syarikat Sdn Bhd supaya anda dapat manfaat khidmat nasihat dari mereka yang pakar dalam bab pengurusan.
Artikel daripada www.chartkeepers.com
Untuk urusan penubuhan syarikat boleh ke: www.registersdnbhd.com